Transformación Digital

Actualizado: ene 31



Esta claro que todos estamos inmersos en esto que hemos dado en llamar “Transformación Digital”. No nos queda otra, nos afecta lo queramos o no.

Esta claro también, que cada día concurren en nuestro negocio mas tipos de documentos generados desde diferentes entornos y que es necesario organizarlos de alguna forma para que se identifiquen en nuestro sistema y sean fáciles de buscar y gestionar.

El objetivo de la transformación Digital en este área ha de ser ante Todo, ahorro de coste con una mejor y mas segura gestión de los documentos, tanto en la clasificación y archivado, como en la gestión de la impresión.

Por un lado tenemos los documentos generados por la aplicación de gestión de nuestro negocio, que básicamente están clara y rápidamente localizados, al ser generados por nosotros mismos,(Facturas, albaranes de entrega, informes contables, listados de clientes, etc.), documentos que la misma aplicación se encarga de clasificar y organizar, y en la nos es fácil y rápido realizar búsquedas de documentos.

Relacionados con nuestros clientes y proveedores, recibimos gran cantidad de documentos, Facturas en papel, e-facturas, albaranes de entrega o servicios, informes, notas de gastos, documentación procedente de un escáner , e-mails, documentos adjuntos de los e-mails , etc. que es necesario integrar en nuestro sistema. Documentos que hemos de unir, anexar, relacionar con nuestra organización interna de documentos.

Facturas, e-mails, documentación entrante en forma de papel, o documento electrónico, que comúnmente tendremos que asignar de forma manual a alguno de nuestro clientes o proyectos.

Esta claro que esta es un área donde la transformación digital puede ayudarnos por medio de aplicaciones que nos faciliten la gestión, clasificación y búsqueda de todos estos documentos.

Hay estudios que demuestran que es mucho el tiempo que pasamos intentando localizar un documento, y es justo aquí donde podemos incluir una aplicación que nos ayude a gestionar todo este tipo de documentos.

IDC especifica que los empleados de hoy en día tienen que ser “el pegamento” dentro de los entornos de TI, trabajando con una gran cantidad de sistemas que no funcionan bien juntos. También reveló que los trabajadores de hoy en día dedican una gran parte de su tiempo a encontrar lo que necesitan para hacer su trabajo - se estima en 11 horas a la semana en las búsquedas todos los días y a la investigación. Además, estiman que esta pérdida diaria de productividad cuesta anualmente 16.547 € por empleado, un gasto muy significativo.



Otro frente abierto en la transformación digital, es la necesidad de hacer seguros nuestros documentos en los envíos, es decir asegurarnos que el documento que enviamos es el mismo que nuestro destinatario recibe, y que ademas no es editable, caso de que así lo queramos y que nuestro documento tiene validez legal. Aplicaciones de firma electrónica están empezando a surgir, bien sea desde la web para documentos oficiales (@firma, firma electrónica) o desde nuestros sistemas de entrada de documentos físicos con sistemas de firma de documentos desde nuestros escáners. Los estándares de documentos PDF para estas labores están ya establecidos (PDFA Buscable, y firmado), esta es la opción mas extendida y mas standard que tenemos en la actualidad.

El hecho de que un documento PDF sea buscable quiere decir que puede ser indexado, y en consecuencia puede ser buscado dentro del sistema por cualquier contenido que figure en su interior, y que tenemos que poseer una aplicación que sea capaz de convertir estos documentos en buscables.

También esta estandarizado que si queremos precisar nuestras búsquedas podemos agregar etiquetas de metadatos con los datos mas relevantes del documento para después poder encontrarlo con rapidez y facilidad.

Y ya para acabar con la fase documental esta también la posibilidad de hacer legales mis facturas electrónicas y empezar a desprenderme de mi archivo físico de facturas.

Es esta una pequeña parte de todo lo que engloba la transformación digital en lo concerniente a la gestión documental.

Mas adelante veremos como podemos organizar todos estos documentos de una manera fácil y segura, y abordaremos otra parte de la transformación digital. la gestión de impresión de documentos.



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