El 25 de mayo de 2016 se aprobó el Reglamento General de Protección de Datos
(RGPD), que comenzará a aplicarse el 25 de mayo de 2018.
Para asegurar que los Multifuncionales instalados en su empresa y los procesos en los que intervienen cumplen con el RGPD deberíamos prestar atención a los siguientes puntos.
Esta encriptado el Disco Duro de su equipo Multifuncional ??
Es importante que el disco duro de su multifuncion sea un disco seguro, pues caso de robo o cambio de su multifuncion por otro más moderno este podría contener información confidencial de terceras personas.
Imprimir sus Documentos con información Confidencial de Forma Segura
Cuando se imprime información confidencial de Terceros, la persona que envía el trabajo de impresión, y su destinatario son los únicos que están autorizados a conocer esta información. Con la proliferación de equipos multifunción en las empresas, situados normalmente en zonas comunes, debemos establecer procedimientos de impresión para que la información no quede expuesta a la mirada de otros no autorizados a tratar con este tipo de información. La impresión retenida (que sea el usuario que ha enviado el único que puede recuperar su trabajo de impresión) con algún tipo de validación de los usuarios frente al multifuncional suele ser una buena combinación.
Escanear sus documentos de forma segura
Las Fugas de información a través de escaneo a correo Electrónico, dispositivos móviles o pen Drive, suelen ser habituales.
Debemos tener control de manera constante de quien, y que se escanea a correo electrónico, evitando escaneados de documentos a correo electrónico fuera de nuestra organización, directamente desde el multifunción.
Para esto es necesario establecer solo dos premisas. Primero, identificación del usuario que va a escanear el documento, y segundo que el documento escaneado solo pueda ser recibido por él mismo en su correo electrónico.
Deberemos también cerrar el escaneo dispositivos USB, y abrir alguna opción controlada para si queremos escanear un documento para compartir con otros usuarios, o trabajar conjuntamente en el de forma colaborativa, como One Drive o Google Drive.
Es muy habitual llegar a una empresa, y al acercarse al multifuncion y ver documentos impresos en su bandeja de salida sin ningún control por parte de los usuarios, imaginense que cuando esto ocurre y te preguntan quien eres, en vez de decir soy su asesor de procesos documentales, les dijeras “ Soy el Inspector para el cumplimiento del RGPD”
Bromas a parte, debemos tomar en serio el cumplimiento de el RGPD, pues es responsabilidad de todos la confidencialidad de la información , y todos manejamos información confidencial de terceros, así como los terceros manejan la nuestra.
