Os voy a contar nuestra experiencia con la última empresa a la que hemos ayudado a iniciar su transformación digital.
Nuestro cliente es una Agencia de Viajes con 15 trabajadores, a la que hemos dotado de copias de seguridad, local y remota, trabajo colaborativo en equipo, nube privada para compartir documentos y VPN a través de dos Servidores Nas Synology.
Es habitual encontrarse hoy en día, empresas o negocios con Servidores Windows que solo son utilizados para almacenar documentos compartidos con otros trabajadores de la empresa. Servidores que antes alojaban la aplicación de gestión principal del negocio, pero que hoy en día esta aplicación es gestionada en la nube y el servidor solo está para alojar todos los documentos que los trabajadores producen. En nuestro caso, estos documentos estaban almacenados en un directorio común sin administrar privilegios de acceso de usuarios. Es decir todo el mundo podía acceder a toda la documentación almacenada. También nos encontramos, que las copias de seguridad de los datos de estos servidores dependían de un software de copias de seguridad gratuito que almacenaba en un Disco Duro externo (USB), algunas carpetas de documentos con los que se trabajaba a diario. El resto de PCs de usuarios de nuestro caso carecían de copia de seguridad de ningún tipo. Cuando los usuarios tenían que salir de viaje por cuestiones de trabajo, copiaban sus archivos en un pen drive para hacer uso de ellos en su portátil. Después del viaje volvían a poner los archivos modificados de nuevo en su lugar. De igual forma ocurría para los trabajadores que trabajan desde casa,
Lo que hicimos para empezar, es dotar de copias de seguridad incrementales a los equipos de todos los usuarios y al servidor. Estas copias de seguridad ya no son parciales, sino que son copias de todo el equipo, aplicaciones incluidas, para que en caso de pérdida de datos o avería se pueda restaurar todo el equipo tal como estaba antes del fallo o pérdida de datos. Estas copias de seguridad, además de ser Incrementales también están ocultas desde los equipos, con lo que contamos con una protección extra contra rasomware.
Ahora tenemos copias de seguridad de los tres últimos meses organizadas de forma que siempre podemos acceder a restaurar la copia de forma total ( todo el equipo) o granular, (selección de archivos).
Una vez solucionado el apartado de copias de seguridad, empezamos a facilitar y modernizar la forma de trabajo para todos los usuarios. Dotamos a cada usuario de una nube privada en la que poder crear y compartir sus documentos con otros usuarios internos, o externos, e hicimos que esta nube estuviera accesible desde cualquier parte, con el fin de eliminar el copiado de archivos y posterior volcado de nuevo en el servidor y de dotar a los usuarios de una nueva forma de trabajo colaborativo.
Por otro lado hicimos que todos los archivos de trabajo del servidor estuvieran administrados y accesibles desde cualquier sitio dentro o fuera de la agencia de forma que todos pudieran acceder a todos los archivos a los que estuvieran autorizados. Añadir, que el volumen de datos que ahora comparten no es nada desdeñable y ronda los 700 GB. de uso común con 15 usuarios accediendo (El coste por mes de una suite de este tipo en google sería de 166€/mes, en el caso de un Nas se hace una inversión inicial y toda la suite es tuya y está ubicada en tu empresa, además de las copias de seguridad locales , remotas y la VPN que no la tendrías con la suite de google)
Por último dotamos a la empresa de una VPN para aquellos usuarios que necesitaban trabajar en su pc de oficina desde otra ubicación.
De Todo esto lo hemos hecho una segunda copia de seguridad encriptada ( RGPD) en un segundo Nas fuera de la Agencia para asegurarnos de que no perderemos nuestros datos.
Añadir solo que nuestro cliente tendrá amortizado el servicio en poco más de un año, frente a suites como google Gsuite, y que la vida media de un Nas está entorno a cuatro-cinco años de vida útil.
Para nosotros, el objetivo está conseguido al dotar de una forma de trabajo más cómoda y productiva y con seguridad para todos sus datos, por un precio mucho más bajo que cualquier suite cloud de las que existen en la actualidad.
